Wie die Digitalisierung das Überleitungsmanagement verändert

Case Study: Bessere Verweildauersteuerung durch stabile Überleitungsprozesse

Digitale Überleitprozesse im pflegerischen Bereich sind schon heute signifikant verlässlicher als manuelle Vorgänger. Mit zunehmenden Überleitungen und weiterem Druck auf Kapazitäten und Verweildauer wird dieser Vorteil noch klarer. Klinikmanager können davon ausgehen, dass eine digitale Überleitungsabwicklung in allen Bereichen des Entlassmanagements, also neben der Pflege auch Rehabilitation und Hilfsmittel, zukünftig großflächig verfügbar und effizient einsetzbar sein wird.

Entlassmanagement ist nicht nur aufgrund des neuen Rahmenvertrags und der damit verschärften Anforderungen ein zentrales Thema für Kliniken. Durch den demographischen Wandel und das damit steigende Patientenalter steigt auch unabhängig davon der Aufwand: Es gibt mehr Patienten mit pflegerischem oder geriatrischem Versorgungsbedarf und somit mehr Arbeit im Überleitungsbereich. Zwischen 2005 und 2014 ist die Anzahl der Patienten mit pflegerischem Nachversorgungsbedarf nach dem Akutaufenthalt jährlich um 8,2 % gestiegen. Da es keinen Grund zur Annahme gibt, dass sich dieses Wachstum in irgendeiner Form abschwächen wird, müssen Krankenhausmanager mit einer weiteren Verdopplung der pflegerischen Überleitungen in den nächsten zehn Jahren rechnen.

PROZESSE SIND ZUKÜNFTIGEN HERAUSFORDERUNGEN NICHT ANGEPASST

Wie in vielen anderen Bereichen auch, existieren hochgradig individuelle Prozesse im Überleitungsbereich in Krankenhäusern. Verschiedene Arten von Überleitungen und Verlegungen sind oft bei verschiedenen Verantwortungsträgern angesiedelt. Manchmal mag der Sozialdienst die meisten Pflichten übernehmen, oft gibt es aber auch andere funktionale Strukturen wie Case Management, pflegerisches Entlassmanagement oder Entlasskoordinatoren. Zuweilen ist sogar die Stationspflege oder die Ärzteschaft über die normale Informationsweitergabe hinaus aktiv am Prozess der Überleitung beteiligt.

Was alle diese Prozesse im Krankenhaus jedoch in der Regel gemeinsam haben, ist die analoge und manuelle Umsetzung. Allein im Pflegebereich gibt es in Deutschland jedoch schon über 26.600 Versorger. Um alle Patienten adäquat nachzuversorgen muss ein Krankenhaus häufig mit mehreren hundert Nachversorgern zusammenarbeiten. Gleichzeitig nehmen die verfügbaren Kapazitäten im post-akuten Bereich ab. Das führt dazu, dass für bestimmte Überleitungen eine Vielzahl an potenziellen Partnern kontaktiert werden muss – mit einem entsprechend hohen Zeitaufwand und den naheliegenden Prozessproblemen.

ÜBERLEITMANAGEMENT – ZENTRALE BEDEUTUNG FÜR VERWEILDAUER

Diese Entwicklungen werden in den meisten Häusern jedoch nicht nur einen Ausbau der überleitenden Strukturen (zum Beispiel im Sozialdienst) erfordern – eine Überlastung an der Schnittstelle „Überleitung“ führt auch nachweislich zu unnötigen Liegetagen im Krankenhaus, die rein administrativer Natur sind und keine medizinische Relevanz besitzen. Das passiert genau dann, wenn ein Versorgungsplatz zum geplanten Entlasstermin nicht sichergestellt werden konnte. Sehr kurzfristige Entlassplanung begünstigt dieses Problem, da dann entsprechend wenig Zeit für die Organisation des Nachversorgungsplatzes besteht.

Da innerhalb der analogen Überleitprozesse nur wenige Häuser die dafür relevanten Daten digital auswertbar speichern (z.B. die Anzahl der Verschiebungen des geplanten Entlassdatums o.Ä.), gibt es in Deutschland keine unmittelbare Datenquelle. Aufgrund von Erfahrungen und Erhebungen in anderen Märkten sowie den guten öffentlich verfügbaren Grunddaten zum Krankenhaussektor allgemein, kann man jedoch von jährlich schätzungsweise bis zu 2,59 Millionen unnötigen Liegetagen durch Überleitungsprobleme allein im Pflegebereich ausgehen. Davon liegen etwa 1,5 Millionen unnötige Liegetage Ursachen zugrunde, welche von Krankenhäusern durch bessere Prozesse beeinflusst werden können.

Besonders bemerkenswert ist in diesem Zusammenhang, dass die Verweildauerverzögerungen durch Wartezeit auf ambulante oder stationäre Pflegeeinrichtungen in den letzten zwei Jahren um jeweils 30 % jährlich gewachsen sind. Somit bilden diese Gründe den Haupttreiber für Liegezeitverzögerungen in der pflegerischen Nachversorgung. Digitalisierung hat sich in anderen Branchen als gute Lösung erwiesen Analog zu Plattformen in anderen Märkten wie Booking.com oder Fluege.de gibt es auch im Gesundheitssektor einen digitalen Marktplatz für Überleitungen in den postakuten Sektor.

Krankenhausanwender können in der webbasierten Plattform anonyme Versorgungsprofile für Überleitungen anlegen. Diese werden im nächsten Schritt mit Verfügbarkeiten und Leistungsspektren von lokalen Nachversorgern zusammengeführt. Die Plattform kommuniziert komplett eigenständig mit den jeweiligen Nachversorgern und fragt basierend auf einer statistischen Annahmewahrscheinlichkeit Versorgungsplätze an.

Das Ergebnis ist eine Liste mit passenden Nachversorgern, welche den Patienten zum geplanten Entlassdatum fließend übernehmen können. Im Vergleich zum analogen Prozess vorher sind nun außerdem alle Datenpunkte aus der Überleitung digital vorhanden. Basierend darauf entsteht die Möglichkeit, zum ersten Mal die Performance Metriken eines digitalen Überleitungsprozesses zu analysieren.

DIE CASE STUDY

Die folgende Case Study wurde basierend auf den exklusiven Daten der Übleitungsplattform aus zwei anwendenden Krankenhäusern erstellt. Die Daten stammen aus einem Krankenhaus in einer Größenklasse von 400 bis 600 Betten in Berlin und aus einem anderen Haus in der Größenklasse von 300 bis 500 Betten aus einem kleinstädtisch-ländlichen geprägten Kreis in NordrheinWestfalen.

Damit eine digitale Plattform funktionieren kann, ist es vor allem notwendig, dass eine kritische Masse an Nachversorgen aktiv mitwirkt. Im pflegerischen Segment sind Pflegedienste und Pflegeheime aus allen Bereichen sehr offen, bei einer solchen mitzuwirken. Im Raum Berlin haben sich derzeit mit 1.023 von insgesamt 1.078 Pflegediensten und Pflegeheimen etwa 95 % aller Versorger registriert. Beim Vergleichskrankenhaus im ländlichen Bereich wirken 129 von 165, also knapp 80 %, mit.

In den vier untersuchten Monaten wurden insgesamt 191 relevante Pflegeüberleitungen im ländlichkleinstädtischen Krankenhaus getätigt. Im Vergleichshaus in Berlin waren es in der Summe 177 relevante Suchen. In beiden Krankenhäusern liegt die Erfolgsquote konstant über 95% respektive 98%. Das heißt, dass die Plattform für nahezu jede Überleitungsanfrage mindestens eine Kapazitätszusage ohne menschliche Interaktion generiert hat.

Wie oft diese automatisch gefundenen Nachversorger auch final vom Patienten bestätigt wurden, kann man anhand der automatischen Rate ablesen: Im Berliner Krankenhaus wurden durchgängig etwa 70-80% aller gefundenen Kapazitäten bestätigt. Im Vergleichskrankenhaus in NRW lag die Quote für die ersten drei Monate bei 62%, diese ist im letzten Nutzungsmonat dann aber auf 84% angestiegen.

Durch Nachfrage bei den Anwendern im Sozialdienst der jeweiligen Krankenhäuser wurde der Hauptgrund für die nicht-automatischen Überleitungen als problematischer Informationsfluss im Krankenhaus identifiziert. Oft war nicht bekannt, dass ein Patient bereits über einen Pflegedienst verfügt.

In beiden Häusern konnte die erste digitale Kapazitätszusage im Durchschnitt in unter 3,5 Stunden erzielt werden. Beim Betrachten der statistische Verteilung dieser Zusagezeiten, fällt auf, dass für 90% aller Patientenprofile die Zusage in unter fünf Stunden erfolgt. Daraus kann geschlussfolgert werden, dass digitale Überleitungskoordination zu einem sehr stabilen Entlassprozess führen. Wenn ein Krankenhaus sicherstellen kann, die Suche nach einem Nachsorgeplatz auch nur einen Tag vor dem geplanten Entlassdatum zu starten, so sollte für den absoluten Großteil der Patienten eine flüssige, pflegerische Nachversorgung bereitstehen.

Als Konsequenz wird die Anzahl der unnötigen Liegetage im Falle fehlender Nachversorgungsplätze drastisch reduziert. Damit sich Digitalisierungsprojekte durchsetzen, müssen diese aber nicht nur ökonomisch sinnvoll sein sondern auch von den Anwendern im Krankenhaus angenommen werden: In einer Befragung des Sozialdienstes des Berliner Krankenhauses konnte festgestellt werden, dass sieben von sieben Anwendern das Projekt an Kollegen in anderen Krankenhäusern weiterempfehlen würdem.

Text von Maximilian Greschke

Quelle: KU Gesundheitsmanagement

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