Unsere Recare-Plattform soll für Sie einen möglichst einfachen und effizienten Entlass- und Überleitungsprozess ermöglichen. Hierzu zählt auch, dass Sie als Klinik-Mitarbeitende selbstständig und zu jeder Zeit verwalten können, wer aus Ihrem Team die Plattform mit welchen Rechten nutzen soll. Um das eigenständige Management von Benutzerkonten zu ermöglichen, haben wir daher die Rolle „Nutzerverwalter” neu eingeführt. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick darüber, welche Vorteile Sie durch diese Rolle haben und wie Sie die kostenlose Funktion freischalten lassen.
Ernennung als „Nutzerverwalter”
Zu Beginn erhält eine einzige von der Klinik definierte Person die Rolle „Nutzerverwalter”. Anschließend hat die Person in der Navigationsleiste Zugriff auf den Reiter „Nutzerverwaltung”, übernimmt im Namen der Klinik und kann hier Nutzerkonten anlegen, deaktivieren und verwalten. Außerdem kann sie Rollen oder Berechtigungen für Nutzerkonten festlegen und sogar die eigene Rolle des Nutzerverwalters an weitere Nutzende innerhalb der Klinik vergeben (zum Beispiel für eine Urlaubsvertretung).
Folgendes ermöglicht Ihnen die Rolle des Nutzerverwalters
- Überblick behalten: Sehen Sie alle Konten in einer tabellarischen Übersicht, sortiert nach den folgenden Status: Aktiv, inaktiv, neu hinzugefügt und von den Nutzenden noch nicht aktiviert.
- Nutzende freischalten: Erstellen Sie neue Konten und versenden Sie Aktivierungs-E-Mails für neue Nutzende, damit diese schnell Zugang zur Recare-Plattform erhalten.
- Konten verwalten: Deaktivieren oder reaktivieren Sie Nutzerkonten als Teil von Onboarding- und Offboardingprozessen.
- Zugriffsrechte bearbeiten: Ändern Sie die Rollen- und Zugriffsrechte im Einklang mit DSGVO-Datensparsamkeitsstandards.
- Personenbezogene Daten auf dem neuesten Stand halten: Aktualisieren Sie Daten wie Namen (z. B. bei Heirat) und Telefonnummern (z. B. bei Bürowechsel) eigenständig.
Die Funktionen im Detail
Überblick behalten
Das Herzstück der Nutzerverwaltungsseite ist die tabellarische Übersicht über alle Nutzerkonten der jeweiligen Klinik. Jedes Nutzerkonto ist mit einer Nutzerkonto-Nummer, dem Namen, der E-Mail-Adresse, den zugewiesenen Rollen und Rechten sowie dem aktuellen Konto-Status gelistet.
Diese Übersicht dient Kliniken als zentrale Verwaltungsstelle für alle Nutzerkonten. Nutzen Sie die Suchfunktion, um gezielt nach einzelnen Nutzenden zu suchen oder sortieren Sie nach dem Aktivitätsstatus der Konten.
Nutzende freischalten
Über den Button „Konto hinzufügen”, der sich rechts oben auf der Seite befindet, erstellen Sie neue Nutzerkonten. Im ersten Schritt erfolgt die Abfrage der E-Mail-Adresse, für die ein Konto erstellt und mit Hilfe derer Zugang zur Recare-Plattform erteilt werden soll.
Wenn die eingegebene E-Mail-Adresse allen Anforderungen entspricht, können Sie im nächsten Schritt die Kontodetails eingeben und Rechte und Rollen festlegen. Lediglich die Informationen zum Namen der Person und die Auswahl der gewünschten Berechtigungen sind Pflichtangaben, alle anderen Felder sind optional.
Haben Sie alle Pflichtangaben gemacht, können Sie über den Button „Erstellen” das Konto erstellen. Die Recare-Plattform versendet automatisch eine Aktivierungs-E-Mail an die mit dem Konto assoziierte E-Mail-Adresse.
Konten verwalten
Über den Menüpunkt „Deaktivieren” können Sie aktive Benutzerkonten deaktivieren. Diese Konten haben dann nicht mehr die Möglichkeit, sich bei Recare einzuloggen. Der Status des deaktivierten Kontos wird mit „inaktiv” angezeigt.
Mit einem Klick auf „Reaktivieren“ können Sie deaktivierte Benutzerkonten wieder aktivieren. Der Status wird dann auf „erstellt” angepasst und erneut eine Aktivierungs-E-Mail erneut.
Zugriffsrechte bearbeiten
Informationen zu Rollen und Rechten der Konten beziehen sich immer auf die klinikspezifischen Kontoberechtigungen. Diese können Sie durch einen Klick auf „Editieren” anpassen, sollten Nutzende neue Rollen/Zugriffsrechte benötigen (zum Beispiel Nutzende mit Rechten für das Pflegemodul sollen einen zusätzlichen Zugang zum Hilfsmittelmodul erhalten; oder Nutzende erhalten im Rahmen einer Urlaubsvertretung Rechte zur Nutzerverwaltung). Im Einklang mit den DSGVO-Datensparsamkeitsprinzipien können Sie Nutzenden Zugriffsrechte auch wieder entziehen, sollten die Rechte nicht mehr benötigt werden.
Personenbezogene Daten auf dem neuesten Stand halten
Sie können bestehende Konten bearbeiten, indem Sie in der Zeile des jeweiligen Kontos rechts im Menü mit den drei Punkten „Editieren” wählen. Sie haben dort die Möglichkeit, alle personenbezogenen Daten zu aktualisieren – mit Ausnahme der E-Mail-Adresse. Diese Funktion kann zum Beispiel zur Aktualisierung von Telefonnummern oder bei einer Namensänderung verwendet werden, um sicherzustellen, dass die Daten auf dem neuesten Stand sind. Änderungen in den Kontoinformationen beziehen sich auf das gesamte Nutzerkonto und werden somit auch in anderen Kliniken automatisch angepasst, sollte das Konto mehreren Kliniken zugeordnet sein.
Informationen zur IT-Sicherheit
IT-Sicherheit und Datenschutz sind wichtige Säulen der Digitalisierung, daher gelten für uns beim Umgang damit keine Kompromisse. Im Zusammenhang mit der Nutzerverwaltung auf der Recare-Plattform sind zwei Dinge wichtig:
- Die Recare-Plattform sendet aus IT-Sicherheitsgründen beim Anlegen von Konten oder der Durchführung von anderen Nutzerverwaltungs-Aktivitäten eine E-Mail-Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse des Nutzerverwalters. Mit Hilfe dieser E-Mails soll sichergestellt werden, dass der Nutzerverwalter über alle Kontoaktivitäten stets informiert und im Falle von ungewöhnlichen Aktivitäten umgehend alarmiert wird.
- Aus Sicherheitsgründen ist die Anzahl der Konten, die pro Tag hinzugefügt, deaktiviert und reaktiviert werden können, begrenzt.
Möchten Sie die Rolle des Nutzerverwalters auch in Ihrer Klinik aktivieren? Sehr gerne. Kontaktieren Sie hierfür bitte Ihre zuständige Ansprechperson aus dem Recare-Account-Management. Die Nutzung dieser Funktion ist für Sie kostenlos.
